Videokonferens

Kvinna vid dator med videokonferens på skärmen. Digital Island logotyp i övre vänstra hörnet.

Videokonferens

I och med den rådande COVID-19 krisen jobbar många anställda nu på distans vilket onekligen påverkar de flesta företags produktivitet. Regelbunden videokonferens är ett bra sätt att handskas med situationen. Därför har vi satt ihop en artikel med de bästa konferens-apparna som gör livet enklare för dig och dina kollegor.

Lyckligtvis har det genom åren blivit mer och mer vanligt att arbeta på distans även när globala pandemier inte krånglar till det. Tack vare denna efterfrågan har även programmen för videokonferens utvecklats och du behöver sällan längre oroa dig för dyra prenumerationer, tekniska problem och sällsynt hårdvara bland deltagare. Växande oro kring miljöpåverkan ger företag ytterligare incentiv att skapa bra strukturer för kommunikation mellan anställda över nätet. Resor till och från jobbet för enstaka möten är ofta onödigt om arbetet utförs lika väl ur det egna hemmet.

Program med inriktning på konsumentmarknaden t.ex. Facetime och Zoom har redan gjort videokommunikation till en normal del av mångas vardag. Samma utveckling sker i ökande takt inom professionella sammanhang . Fördelarna är många och täcker breda användningsområden vare sig ditt företag verkar inom media, utveckling eller finans. Vi förstår att lättillgänglighet och pris är av högsta prioritet. Med det i åtanke följer alltså vår uppsättning av de bästa tjänsterna för videokonferens nedan.

Slack

Generation Z—som ibland kallas för ”Slack-generationen”—förväntas utgöra över 24 procent av den globala arbetskraften från och med 2020. Videokonferensmarknaden förväntar sig i samband med det en årlig tillväxt på 14 procent fram till 2024. Kommunikationsplattformen Slack håller med sina över 10 miljoner aktiva användare en rejäl andel av marknaden. Den inbyggda videochatten har sedan sin introduktion år 2016 varit en av de mest använda och uppskattade funktionerna. Stöd finns för både individuella och gruppbaserade videosamtal och Slack erbjuder även integration av videofunktionalitet från andra plattformar.

Slack använder WebRTC-standarden för realtidskommunikation och följer aktuella riktlinjer kring säkerhet och dataintegritet vilket inkluderar:

  • AES256-kryptering i realtid utefter och SHA2-signatur
  • Kryptering av mediatrafik via SRTP
  • Datakanaltrafikkryptering i realtid med DTLS
  • HTTPS eller Secure WebSockets (TLS 1.2) för kommunkation till och från Slacks mediaserver

Slack lagrar inte inspelningar eller transkriptioner av samtal. Det lagrar istället metadata t.ex. samtalsnamn och vilka som deltog samt när samtalet skedde. Dessa säkerhetsfunktioner gör Slack till ett väldigt bra alternativ för företag som prioriterar sekretess.

Som följd av det finns även en potentiell nackdel. Alla deltagare måste nämligen vara en del av arbetsgruppen eller tilldelas gästkonton. Detta innebär på gott och ont att tillgänglighet inte är Slacks starkaste kort. Slack är därmed som bäst till intern kommunikation inom företaget. Består ditt primära behov av videokonferens med kunder, samarbetspartners eller andra personer utanför din organisation finns det bättre alternativ.

Zoom

Zoom är ett prisvärt och lättanvänt alternativ för videokonferens. Det erbjuder videokonferens och textmeddelanden för stationära och mobila enheter som syftar till enkel installation, snabb användning och brett funktionsutbud. Utöver stöd för HD-video, hög ljudkvalité finns stöd för hela 1000 deltagare med upp till 49 aktiva videoströmmar i ett samtal. Eventuellt inget man har direkt behov av, men ändå imponerande siffror som tyder på oerhört robust bakomliggande teknik.

Möten kan sparas både lokalt eller i molnet tillsammans med automatiskt transkriberade sökbara textloggar. I kombination med inbyggd skärmdelning blir Zoom ett kraftfullt verktyg för snabba planeringsmöten, brainstorming eller aktivt samarbete på distans. Det finns även stöd för fildelning, sökbar historik som sträcker sig hela tio år bakåt och automatisk schemaläggning från Google Calendar, Outlook och iCal. Säkerheten grundas i 256-bitars TLS-kryptering för både möten och delade filer. Prioriteras dock sekretess högt inom din organisation har Zoom nyligen stött på en del negativ PR.

Gratisversionen rymmer 100 personer i upp till 40 minuter vilket räcker långt. Behöver du inkludera ytterligare verktyg för teamadministration och antal deltagare börjar priset på €13.99 per månad och stiger endast till €18.99 för dedikerade affärs- och företagspaket.

I vår mening är Zoom alltså ett smidigt alternativ som passar bäst till snabbt och flexibelt samarbete med projektdeltagare bortom ditt interna team. Tillgång till transkriberad historik är guld värt för oss som inte gör blixtsnabba anteckningar under möten med högt tempo. Zoom kan därigenom leda till mer effektiv kommunikation inom komplexa projekt med många viktiga detaljer.

Google Hangouts/Meet

Google Hangouts och Google Meet är en del av moln-tjänsten G Suite och erbjuder förstklassig lättillgänglig videokonferens. Programmet är utvecklat specifikt till företagsbruk och tillgodoser upp till 100 deltagare (upp till 250 med företagskonto) med ett effektivt gränssnitt.

Som en förbättrad version av Google Hangouts ligger fokus på att underlätta arbete med externa deltagare. Google Meets största fördel är att du inte behöver installera någon programvara; det räcker att ha en modern webbläsare. Alla samtal har även dedikerade nummer som anställda på resande fot kan ringa upp för att gå med. Det finns även stöd för integration med befintlig konferenshårdvara genom SIP- och H.323-standarden för Skype, Cisco, Lifesize m.m., allt utan att påverka samtalskvalitén negativt. Då Google Meet är en del av G Suite är det enkelt att hämta data från andra Google-appar—inte minst Google Calendar—både för att planera möten samt dela anteckningar och filer. Som vanligt med G Suite är det mesta helt gratis, men för bruk i större skala finns även företagsprenumerationer till rimligt pris.

Överlag är Google Hangouts och Google Meet alltså plattformen som är mest lättillgänglig och enkel att använda. Deltagare behöver verkligen endast en mikrofon och webbkamera för att vara med i videokonferenser.

Parsec

Behöver du istället nära samarbete mellan enstaka deltagare inom projekt vill vi passa på att nämna ett nyare namn i sammanhanget. Parsec Gaming är en plattform för stationära datorer som primärt låter användare spela tillsammans genom videoströmning, men det erbjuds revolutionär funktionalitet utöver det. Det går nämligen att dela sin skärm med andra deltagare och låta dem styra både mus och tangentbord på värd-datorn.

Det magiska är att detta sker i extremt hög kvalité, 60 bilder per sekund och näst intill noll fördröjning. Brukar dina anställda sitta tillsammans vid en dator och samarbeta under kritiska design-moment är detta nästan ett ännu bättre alternativ även när ni inte handskas med pandemier. Kombinerat med röst och webbkamera från till exempel Slack är detta i vår mening dagens främsta verktyg för samarbete inom video- och ljudredigering, utveckling, undervisning och grafisk design.

Deltagande sker antingen via en simpel webblänk eller lokal installation av Parsec, men installation krävs alltid för värd-datorn. Gratisversionen räcker långt om det endast är 2-4 deltagare, men för större bruk finns även Parsec for Teams. Säkerheten grundas i TLS 1.2 och AES128 för både data, video och kontrollmetoder. Är du eller andra deltagare inte vana datoranvändare finns det så klart en inbyggd risk i att råka radera eller spara över fel filer och liknande missar. En viktig funktion är att begränsa deltagares kontroll till enstaka program och applikationer, något vi generellt rekommenderar att man ställer in.

Parsec är ett unikt komplement som möjliggör den sorts samarbeten som tidigare var krångliga, av dålig kvalité eller ytterst begränsade. Behöver du lära ut hur dina anställda bör använda viss programvara eller webbgränssnitt är detta ett bra verktyg som trots enkel installation och tillgänglighet också kräver en del datorvana.

Slutsats – De bästa programmen för videokonferens

Vare sig du jobbar hemifrån pga. COVID-19 eller för att minska miljöpåverkan är det hög tid att bekanta sig med videokonferens. Alternativen på marknaden skiljer sig beroende på vad ditt primära användningsområde är.

  • Slack—Bra för privat intern kommunikation och det mest effektiva sättet att organisera och samarbeta inom egna projekt.
  • Zoom—Smidigt samarbete med externa deltagare och möten på stor skala med lagring av samtalshistorik.
  • Google Meet—Enklast att komma igång med och bra kompatibilitet med annan konferenshårdvara.
  • Parsec—Fantastiskt komplement för mer djupgående samarbeten inom specialiserade dator- eller webbappar.

Nu vet ni vilka verktyg vi på Digital Island använder för olika ändamål. Har ni förslag ni tycker fattas i vår lista eller vill veta mer om de olika programmen? Tveka inte att kontakta oss eller boka in ett möte för vidare information. Ta hand om er och håll bra kontakt inom ert team under denna utmanande period.

Gillade du artikeln?

Dela på facebook
Share on Facebook
Dela på twitter
Share on Twitter
Dela på linkedin
Share on Linkdin
Dela på pinterest
Share on Pinterest

Fler artiklar

Våra digitala nyheter